Ne laissez pas votre entreprise derrière : découvrez les 5 secrets pour optimiser votre GED grâce à l'automatisation !

Saviez-vous que 60% des entreprises souffrent d'une mauvaise gestion documentaire, ce qui impacte directement leur productivité ?. Une GED (Gestion Électronique des Documents) optimisée est essentielle pour capitaliser les savoirs au sein de votre organisation et booster votre efficacité. 🌟

Voici comment transformer votre GED grâce à la gestion intelligente des documents et l’automatisation :

Phase de scannérisation manuelle ou industrielle pour une GED 100% numérique
La scannérisation permet d'harmoniser documents physiques et numériques, évitant les ruptures de flux.
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I>Erreur courante : Négliger la qualité de numérisation, ce qui rend les documents difficiles à utiliser.
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I>Conseil : Utilisez des outils de LAD-RAD pour une numérisation précise et efficace.

Indexation des documents pour un accès rapide et structuré
La GED absorbe, indexe et classe tous les formats de documents, facilitant ainsi leur recherche et éliminant les doublons.
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I>Erreur courante : Laisser des documents sans métadonnées, rendant leur recherche laborieuse.
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I>Conseil : Mettez en place une politique de métadonnées rigoureuse pour une recherche full text efficace.

Accès contrôlé et ouvert selon les profils utilisateurs
L’accès aux documents est sécurisé et adapté aux profils, évitant ainsi le cloisonnement.
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I>Erreur courante : Ouvrir l’accès de manière trop large, ce qui peut compromettre la sécurité des données.
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I>Conseil : Utilisez des annuaires d’entreprise pour définir précisément les droits d’accès.

Workflow numérique et automatisé pour une gestion fluide
Les documents passent par un circuit de validation numérique, accélérant leur traitement.
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I>Erreur courante : Ne pas superviser les processus automatisés, ce qui peut mener à des erreurs non détectées.
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I>Conseil : Utilisez des tableaux de bord et reportings pour une supervision efficace.

Utilisation de l’IA pour une indexation et analyse avancée
L’IA permet une indexation précise et l’analyse des documents, renforçant la pertinence des résultats.
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I>Erreur courante : Se fier uniquement à l’indexation humaine, qui peut être subjective et inconsistante.
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I>Conseil : Intégrez des outils d’IA pour l’extraction d’entités et l’analyse de contenu.

En conclusion, la gestion intelligente des documents et l’automatisation sont les clés pour une GED performante et conforme. Ne laissez pas les inefficacités ralentir votre entreprise, passez à l’action dès aujourd'hui !

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